La distribuzione automatica (vending industry) può essere definita una forma speciale di vendita al dettaglio che da tempo riscuote grande interesse e che presenta ancora significativi margini di crescita.

Arrivata in Italia negli anni ‘50, si è sviluppata in risposta ai nuovi stili di vita e alle nuove organizzazioni del lavoro: da momento di pausa e incontro in ufficio, la “macchinetta” è diventata via via un servizio diffuso non solo in azienda ma anche in luoghi di passaggio come scuole, aeroporti, stazioni e carrozze ferroviarie.

L’articolo 9, comma 1, lettera g) della Legge 11 marzo 2014, n. 23, ha conferito delega al Governo di prevedere specifici strumenti di controllo relativamente alle cessioni di beni effettuate attraverso “distributori automatici” al fine di utilizzare una nomenclatura in linea con quella adottata dagli operatori di mercato.

In attuazione della predetta disposizione, è stato emanato il Decreto Legislativo 5 agosto 2015, n. 127 che, all’articolo 2, comma 2 (così come modificato dall’articolo 4, comma 6, lettera a), del D.L. 22 ottobre 2016, n. 193, convertito con modificazioni nella Legge 1 dicembre 2016, n. 225) introduce l’obbligo, dal 1° aprile 2017, della memorizzazione elettronica e della trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi per i soggetti passivi che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi tramite distributori automatici.

Per i distributori automatici di vecchia generazione, invece, la memorizzazione e la trasmissione delle informazioni scatterà dal 1° gennaio 2018.

La predetta disposizione precisa, altresì, che l’obbligo della memorizzazione e trasmissione telematica venga assolto mediante soluzioni tecniche che, tenendo conto dei normali tempi di obsolescenza e rinnovo delle vending machine, consentano di non incidere sull’attuale funzionamento degli apparecchi, garantendo comunque livelli di sicurezza e inalterabilità dei dati dei corrispettivi.

Al fine di garantire il passaggio al nuovo regime secondo i principi di “normali tempi di obsolescenza e rinnovo” degli apparecchi, si è resa necessaria una “fiscalizzazione graduale” delle vending machine, costituita da una soluzione “transitoria” e da una soluzione “a regime”, che verrà disciplinata con apposito provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate.

Inoltre, l’articolo 2, comma 2, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127 stabilisce che, con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate, possono essere stabiliti termini differiti, rispetto al 1° aprile 2017, di entrata in vigore dell’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi, in relazione alle specifiche variabili tecniche di peculiari distributori automatici.

Il comma 4 del predetto decreto prevede che, con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate dovevano essere definite le informazioni da trasmettere, le regole tecniche, i termini per la trasmissione telematica, le caratteristiche tecniche degli strumenti nonché ogni altra disposizione necessaria per l’attuazione delle predette disposizioni.

Conseguentemente, con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate Prot. n. 102807/2016 del 30 giugno 2016 è stata disciplinata una prima soluzione transitoria valida per i distributori che presentano le caratteristiche tecniche descritte nel medesimo provvedimento, ossia dotati di:

1. a) una o più “periferiche di pagamento” (ad esempio: gettoniere rendiresto, validatori, selettori di moneta o di altri supporti, lettori di banconote, dispositivi cashless di tipo contact o contactless, bluetooth, lettori di carte di debito/credito e/o altri supporti, sistemi basati su riconoscimento di caratteristiche fisionometriche, schede PC o PC dedicati allo scopo, periferiche di comunicazione con dispositivi esterni – smartphone o tablet – e qualsiasi altro dispositivo elettronico in grado di abilitare l’erogazione di un bene/servizio);
2. b) un “sistema master”, ossia un sistema elettronico dotato di CPU e memoria, capace di raccogliere i dati dalle singole periferiche di pagamento e memorizzarli (ad esempio, vi rientrano le schede di controllo generalmente definite “scheda CPU”, “scheda madre”, “scheda di controllo o VMC – Vending Machine Controller”, ecc.);
3. c) un “erogatore” di prodotti o servizi;
4. d) una “porta di comunicazione”, necessaria al fine di comunicare/trasferire digitalmente i dati, tra cui quelli di interesse fiscale, ad un dispositivo esterno atto a memorizzarli e trasmetterli al Sistema dell’Agenzia delle Entrate. Rientrano in tale ambito anche le vending machine che possiedono almeno una porta di comunicazione che, attraverso update o adattamenti e/o comandi software, sia capace di trasferire digitalmente i dati ad un dispositivo esterno.

Pertanto, dal 1° aprile 2017 tutti i soggetti passivi che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi tramite “distributori automatici” dotati delle predette caratteristiche, sono tenuti alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi con le modalità descritte nel citato provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 giugno 2016.

Con successivo Provvedimento del 30 marzo 2017. n°. 61936 della medesima Autorità sono state emanate norme riferibili, invece, ai soggetti passivi IVA che utilizzano distributori automatici privi, alla data del 1° aprile 2017, della “porta di comunicazione” di cui al precedente punto d).

Allo stesso tempo, in considerazione delle peculiari caratteristiche tecniche degli strumenti utilizzati e delle norme attualmente vigenti in materia di controlli amministrativi a cui sono sottoposti i gestori di tale ambito merceologico, sono stati esclusi dal perimetro di regolamentazione i distributori automatici di carburante, in relazione ai quali un successivo provvedimento disciplinerà termini e regole tecniche di avvio dell’adempimento.

L’appena citata disposizione, inoltre, nel definire le specifiche tecniche degli strumenti tecnologici attraverso cui operare la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi, chiarisce che tali specifiche valgono per una “fase transitoria” che avrà termine il 31 dicembre 2022, confermando quanto già precisato nel provvedimento del 30 giugno 2016.

Le regole tecniche da seguire, l’individuazione delle informazioni da trasmettere, del loro formato e i tempi di trasmissione nonché i meccanismi e i processi di certificazione delle componenti software degli apparecchi attualmente utilizzati dagli operatori di mercato, volti a garantire la sicurezza e l’autenticità dei dati memorizzati e trasmessi, sono disciplinati da specifiche tecniche allegate al provvedimento del 30 marzo scorso.

Le medesime specifiche, infine, stabiliscono i servizi attraverso cui gli operatori del settore (produttori hardware e software) e i soggetti passivi IVA titolari degli apparecchi potranno gestire il processo e monitorare i flussi trasmessi.

Concludiamo l’esposizione con un riepilogo sulla tempistica degli obblighi vigenti in materia.

Dallo scorso 1° settembre 2017 i soggetti passivi IVA che utilizzano le cosiddette “vending machine” per la vendita di prodotti, devono provvedere al loro censimento secondo le regole tecniche definite, atto propedeutico all’obbligo di memorizzazione elettronica e di trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati dei corrispettivi giornalieri delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi, in vigore dal 1° gennaio 2018.

A decorrere dal 1° gennaio 2017, la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei corrispettivi giornalieri delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi è facoltativa e, in caso di opzione, sostituisce gli obblighi di registrazione dei corrispettivi e di certificazione fiscale dei corrispettivi mediante scontrino o ricevuta fiscale, restando però obbligatoria l’emissione di fattura in caso di richiesta da parte del cliente.

Per i gestori di distributori automatici, la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi sono, invece, obbligatorie dal 1° aprile 2017 o dal 1° gennaio 2018, a seconda che i distributori automatici siano o meno dotati di porta di comunicazione già attiva o attivabile con un intervento software al 1° aprile 2017.

E’ utile rammentare che l’attivazione della procedura prevede l’assegnazione di un QRCODE da applicare su ogni apparecchio in modo da consentire anche al singolo consumatore di riconoscere che il distributore che sta utilizzando è censito dall’Amministrazione Finanziaria e i dati dei suoi incassi verranno trasmessi alla stessa.