L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 34 dell’11 ottobre 2018, ha fornito indicazioni e chiarimenti riguardo all’obbligo di numerazione progressiva delle fatture IVA nel registro acquisti, per le fatture elettroniche memorizzate su idoneo supporto informatico: poiché non è possibile aggiungere il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, basta riportare sul registro degli acquisti anche il Vim number (Vendor Invoice Management), associato virtualmente alle fatture, al quale si aggiunge il progressivo e univoco numero attribuito alla fattura stessa dal fornitore. Così facendo si ottiene la richiesta correlazione diretta tra la fattura protocollata in ingresso e la sua annotazione nel relativo registro IVA.

 

La procedura adottata finora

Una società comunica che, dopo aver presentato un interpello nel 2007, per la numerazione e registrazione delle fatture di acquisto ha adottato una procedura che rappresenta un’evoluzione di quella oggetto dell’istanza – all’epoca i documenti ricevuti erano prevalentemente in formato cartaceo e il numero di protocollo di arrivo si traduceva in codice a barre – basata sulle indicazioni fornite dall’Amministrazione finanziaria in risposta a tale istanza.

Nel caso specifico l’istante, avvalendosi di terzi operatori, al momento della ricezione delle fatture, delle bollette doganali di importazione e degli altri documenti di acquisto:

1. a) acquisisce i documenti inviati dai fornitori e destinati alle società italiane del Gruppo direttamente in pdf, se sono trasmessi elettronicamente in tale formato, oppure li acquisisce tramite scanner sotto forma di immagine pdf, se sono trasmessi con posta ordinaria;
2. b) numera progressivamente i documenti in arrivo mediante un protocollo di arrivo, senza distinguere la società destinataria, apponendo direttamente sull’immagine pdf un numero univoco di protocollo di arrivo;
3. c) ai fini contabili e fiscali elabora solo i documenti fornitori identificati come fatture, senza considerare gli altri documenti comunque protocollati come indicato al punto b;
4. d) annota nei registri degli acquisti delle singole società le fatture così archiviate, numerandole progressivamente (come prescritto dall’art. 25, DPR 633/1972);
5. e) riporta sui registri IVA acquisti anche il numero di protocollo di arrivo, apposto sull’originale delle fatture e attribuito alla ricezione. In proposito:

– il numero di protocollo di arrivo riportato è collegato in maniera univoca al numero di protocollo IVA attribuito in sede di annotazione;

– la progressività del numero di protocollo di arrivo non coincide necessariamente con quella del numero di protocollo IVA attribuito in sede di annotazione, in quanto 1) il numero di protocollo di arrivo univoco è indistinto per tutte le società italiane del Gruppo; 2) il numero di protocollo di arrivo è assegnato anche ai documenti fornitori pervenuti e, successivamente, non protocollati ai fini IVA in quanto non leggibili o documenti non fiscali;

1. f) riporta su un apposito registro dei numeri di protocollo di arrivo:

– il numero univoco di protocollo di arrivo dei documenti, indistinto per società;

– il numero di protocollo IVA attribuito in sede di annotazione, distinto per società, attribuito al momento della registrazione sui registri degli acquisti;

– la data di registrazione dei documenti sui registri degli acquisti;

– l’indicazione della società.

1. g) conserva le fatture secondo le norme vigenti.

 

L’aggiornamento dei processi

Con l’istanza attuale si manifesta l’intenzione di aggiornare i processi gestionali di annotazione e conservazione delle fatture di acquisto. In particolare, dal 1° luglio 2019 le fatture di acquisto di tutte le società del Gruppo saranno inviate dai fornitori a un unico centro servizi unico, che opererà anche per le società italiane del Gruppo, e questi documenti potranno arrivare al centro servizi, dove saranno acquisite dal sistema contabile SAP, con tre diverse modalità: posta ordinaria per le fatture in forma cartacea; posta elettronica per le fatture inviate in pdf; 3) una rete informatica dedicata e, dal 2019, per le fatture emesse dai fornitori nazionali, il sistema di interscambio SDI per le fatture elettroniche. Le fatture cartacee saranno acquisite solo dopo la trasformazione in pdf e dopo la fase di acquisizione saranno soggette a una serie di procedure finalizzate a permetterne l’annotazione sul registro degli acquisti e la successiva conservazione (come previsto dall’art. 39, comma 3, DPR 633).

In particolare, il centro servizi provvederà a:

1. a) creare tramite il sistema SAP un numero di documento, il cosiddetto Vim number, da associare alla fattura, in modo da attribuire a fatture e documenti pervenuti un numero identificativo univoco;
2. b) elaborare ai fini contabili e fiscali le fatture di acquisto e gli altri documenti da rilevare in contabilità;
3. c) annotare nei registri degli acquisti delle singole società italiane del Gruppo le fatture archiviate nel sistema SAP, numerando progressivamente le annotazioni (art. 25);
4. d) riportare sui registri degli acquisti anche il numero attribuito alla fattura dal fornitore e il Vim number creato. In questo modo: 1) il Vim number riportato sarà correlato in maniera univoca al numero di protocollo IVA attribuito in sede di annotazione; 2) la progressività numerica del Vim number non necessariamente coinciderà con quella del numero di protocollo IVA, poiché il Vim number sarà indistinto per tutte le società italiane del Gruppo e verrà assegnato anche ai documenti non fiscali che, pertanto, successivamente non saranno protocollati ai fini IVA. In pratica il registro degli acquisti riporterà, accanto alle informazioni obbligatorie, anche le seguenti: – il Vim number virtualmente associato alla fattura al momento della sua acquisizione, indistinto per società; – il numero di protocollo IVA distinto per società, attribuito alle annotazioni delle fatture; – il numero di documento attribuito alla fattura da parte di chi l’ha emessa;
5. e) conservare i documenti in modalità elettronica (art. 39, comma 3, DPR 633).

 

Il quesito

Nel quesito presentato la società chiede se la procedura descritta, dove prevede l’annotazione sul registro degli acquisti del numero di fattura attribuito dal fornitore, del numero di protocollo di registrazione IVA e del Vim number, sia conforme ai principi fissati dal citato art. 25. Come soluzione interpretativa prospettata, l’istante ritiene che la procedura di ricezione, protocollazione, registrazione e conservazione delle fatture e dei documenti relativi a beni e servizi acquistati o importati, come descritta, sia rispondente al dettato normativo degli articoli 25 e 39 del decreto 633/1972.

 

Il chiarimento

In riferimento all’obbligo di numerazione progressiva, con la circolare 45/E del 2005 l’Agenzia ha precisato che, “così come le fatture di vendita elettroniche, anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su idoneo supporto informatico. In tal caso, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, stante la staticità ed immodificabilità del documento elettronico, l’esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell’ambito del sistema di contabilità, attraverso l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nell’apposito registro IVA”.

E’ stato inoltre chiarito con la risoluzione 46/E del 2017 che “l’apposizione fisica del numero progressivo IVA sul documento originale non sia indispensabile qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di protocollo di arrivo”.

Nonostante nella nuova procedura che la società intende adottare non sia contemplato un registro di annotazione dei Vim number e il numero di registrazione attribuito a ciascuna fattura, l’Agenzia ritiene che sia comunque in grado di garantire la correlazione univoca tra la fattura protocollata in ingresso e la sua annotazione nel relativo registro IVA. La correlazione risulta verificata mediante il riporto sul registro degli acquisti, oltre che del numero di protocollo IVA distinto per società e attribuito al momento dell’annotazione della fattura, anche del Vim number associato virtualmente alle fatture, al quale si aggiunge anche il progressivo e univoco numero attribuito alla fattura dal fornitore. Nella risposa si evidenzia, poi, che deve essere possibile effettuare, anche su richiesta degli organi di controllo, la stampa riepilogativa dei Vim number e dei dati a essi associati, tra i quali dovrebbe risultare anche il numero fattura attribuito dal fornitore.

Per quanto riguarda la conservazione delle fatture, “Non si ravvisano criticità neanche con riferimento alla procedura di conservazione”, poiché non solo l’art. 39, comma 3, del decreto IVA stabilisce che “Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente”, ma l’Amministrazione finanziaria ha già precisato – con la circolare 18/E del 2014 – che ai fini della conservazione elettronica dei documenti informatici non c’è obbligo di una loro materializzazione su supporti fisici per considerarli giuridicamente esistenti ai fini delle disposizioni tributarie; il principio opera, infatti, “indipendentemente dalla circostanza che i documenti siano qualificabili come fatture elettroniche (art. 21 del decreto IVA) o che siano documenti creati e/o inviati con strumenti elettronici”.