DIGITALE FISCO & WEB PRIMA PAGINA

Processi verbali e firma digitale: obbligo, firma mista e rifiuto

Il provvedimento 30 settembre 2024, n. 372380/2024, del Direttore dell’Agenzia delle entrate, individua e descrive le modalità operative per l’utilizzo della firma digitale nei processi verbali redatti dai propri funzionari nel corso e alla fine delle attività amministrative di controllo fiscale, nel caso in cui i contribuenti interessati e gli operatori del controllo siano dotati di firma digitale.

Il provvedimento regolamenta, inoltre, anche le modalità di sottoscrizione mista (digitale e analogica)e le ipotesi di rifiuto di sottoscrizione da parte del contribuente o del suo delegato del processo verbale firmato digitalmente solo dal personale dell’Agenzia incaricato del controllo.

Un processo verbale può essere sottoscritto con la firma digitale e il contribuente, o il suo delegato, può, a sua volta, sottoscriverlo mediante firma digitale, se ne è in possesso, o con firma autografa.

La firma digitale

In caso di firma digitale il processo verbale viene inviato dalla casella di posta elettronica istituzionale del personale incaricato e all’indirizzo di posta elettronica del contribuente o del suo delegato.

Dopo la sottoscrizione digitale in formato Cades (file con estensione .p7m), il contribuente (o il suo delegato) trasmette il file alla posta elettronica istituzionale del funzionario, che a sua volta appone la firma digitale verificando la formale integrità  del documento rispetto a quello originale trasmesso.

Una volta completo delle firme digitali necessarie, il documento viene protocollato e trasmesso al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici (Codice dell’Amministrazione Digitale, D.lgs. 82/2005); in alternativa, il contribuente privo di Pec può chiederne la trasmissione all’indirizzo Pec del suo delegato.

Il contribuente con firma digitale privo di posta elettronica certificata, o che non richieda la trasmissione all’indirizzo Pec del  delegato, riceverà una copia conforme analogica del documento mediante consegna a mano o tramite raccomandata A/R.

La firma mista

Se il contribuente, o il suo delegato, non è in possesso di firma digitale, il processo verbale può essere firmato in modalità analogica (cartacea) e deve essere stampato e consegnato nelle mani del destinatario.

Dopo la firma autografa del contribuente, o del suo delegato, il funzionario delle Entrate produce una copia informatica del documento analogico, ne attesta la conformità e  appone la firma digitale: il documento così formato costituisce l’originale informatico, che sarà sempre protocollato e consegnato al contribuente, o al suo delegato, a mano o tramite raccomandata A/R.

Rifiuto di firma del processo verbale

Nei casi in cui il contribuente, o il suo delegato, rifiuta di sottoscrivere il documento il funzionario ne annota la motivazione, dopo di che appone la firma digitale e lo consegna con le modalità sopra indicate.

Se, poi, il contribuente dovesse opporsi e rifiutare la consegna del processo verbale nelle proprie mani, si procederà all’invio della copia cartacea mediante raccomandata A/R al domicilio fiscale del destinatario, oppure con trasmissione del documento informatico originale tramite Pec al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Desidero ricevere in abbonamento gratuito il vostro periodico FiscotoDay