Il provvedimento 30 settembre 2024, n. 372380/2024, del Direttore dell’Agenzia delle entrate, individua e descrive le modalità operative per l’utilizzo della firma digitale nei processi verbali redatti dai propri funzionari nel corso e alla fine delle attività amministrative di controllo fiscale, nel caso in cui i contribuenti interessati e gli operatori del controllo siano dotati di firma digitale.

Il provvedimento regolamenta, inoltre, anche le modalità di sottoscrizione mista (digitale e analogica)e le ipotesi di rifiuto di sottoscrizione da parte del contribuente o del suo delegato del processo verbale firmato digitalmente solo dal personale dell’Agenzia incaricato del controllo.

Un processo verbale può essere sottoscritto con la firma digitale e il contribuente, o il suo delegato, può, a sua volta, sottoscriverlo mediante firma digitale, se ne è in possesso, o con firma autografa.

La firma digitale

In caso di firma digitale il processo verbale viene inviato dalla casella di posta elettronica istituzionale del personale incaricato e all’indirizzo di posta elettronica del contribuente o del suo delegato.

Dopo la sottoscrizione digitale in formato Cades (file con estensione .p7m), il contribuente (o il suo delegato) trasmette il file alla posta elettronica istituzionale del funzionario, che a sua volta appone la firma digitale verificando la formale integrità  del documento rispetto a quello originale trasmesso.

Una volta completo delle firme digitali necessarie, il documento viene protocollato e trasmesso al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici (Codice dell’Amministrazione Digitale, D.lgs. 82/2005); in alternativa, il contribuente privo di Pec può chiederne la trasmissione all’indirizzo Pec del suo delegato.

Il contribuente con firma digitale privo di posta elettronica certificata, o che non richieda la trasmissione all’indirizzo Pec del  delegato, riceverà una copia conforme analogica del documento mediante consegna a mano o tramite raccomandata A/R.

La firma mista

Se il contribuente, o il suo delegato, non è in possesso di firma digitale, il processo verbale può essere firmato in modalità analogica (cartacea) e deve essere stampato e consegnato nelle mani del destinatario.

Dopo la firma autografa del contribuente, o del suo delegato, il funzionario delle Entrate produce una copia informatica del documento analogico, ne attesta la conformità e  appone la firma digitale: il documento così formato costituisce l’originale informatico, che sarà sempre protocollato e consegnato al contribuente, o al suo delegato, a mano o tramite raccomandata A/R.

Rifiuto di firma del processo verbale

Nei casi in cui il contribuente, o il suo delegato, rifiuta di sottoscrivere il documento il funzionario ne annota la motivazione, dopo di che appone la firma digitale e lo consegna con le modalità sopra indicate.

Se, poi, il contribuente dovesse opporsi e rifiutare la consegna del processo verbale nelle proprie mani, si procederà all’invio della copia cartacea mediante raccomandata A/R al domicilio fiscale del destinatario, oppure con trasmissione del documento informatico originale tramite Pec al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.