Le regole tecniche e le specifiche tecniche del processo tributario telematico illustrano le modalità mediante le quali si può procedere all’invio di notificazioni e comunicazioni telematiche, che sono eseguite mediante la trasmissione dei documenti informatici all’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario, individuato nel seguente modo:

1. a) per i professionisti iscritti in Albi ed Elenchi istituiti con legge dello Stato, l’indirizzo di posta elettronica certificata al quale la comunicazione o notificazione deve essere eseguita, è quello comunicato dagli stessi ai rispettivi Ordini o Collegi;
2. b) per i soggetti di cui all’art. 12 del D.Lgs. n. 546/1992, abilitati all’assistenza tecnica dinanzi alle Commissioni tributarie (architetti, ingegneri, periti edili, geometri, dottori agronomi, agrotecnici e periti agrari, per le materie concernenti l’estensione, il classamento dei terreni e la ripartizione dell’estimo fra i compossessori a titolo di promiscuità di una stessa particella, la consistenza, il classamento delle singole unità immobiliari urbane e l’attribuzione della rendita catastale e gli spedizionieri doganali per le materie concernenti i tributi amministrati dall’Agenzia delle Dogane), l’indirizzo di posta elettronica certificata, indicato dalla parte nel ricorso o nell’atto difensivo e indicato nella nota di iscrizione a ruolo, deve coincidere con quello rilasciato da un gestore, secondo quanto stabilito dal DPR n. 68/2005;
3. c) per le società e le imprese individuali iscritte nel Registro delle imprese, l’indirizzo di posta elettronica certificata deve coincidere con quello comunicato al momento dell’iscrizione nel Registro stesso (art. 16, DL n. 185/2008, convertito dalla legge n. 2/2009 e art. 5, DL n. 179/2012, convertito dalla legge n. 221/2012);
4. d) per gli enti impositori, l’indirizzo di posta elettronica certificata è quello individuato dall’art. 47, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005.

In caso di errata indicazione dell’indirizzo di PEC negli atti difensivi, per garantire l’invio delle notificazioni e delle comunicazioni mediante posta elettronica certificata, si possono utilizzare gli elenchi di cui all’art. 16, commi 6 e 7 del citato DL n. 185/2008, con le modalità indicate all’art. 6, comma 1-bis, del D.Lgs. n. 82/2005.

Gli indirizzi di PEC degli Uffici di Segreteria delle Commissioni tributarie utilizzati per inviare comunicazioni e notificazioni telematiche, oltre che nell’IPA, sono pubblicati sul S.I.Gi.T.

 

Perfezionamento della notifica

Le comunicazioni e le notificazioni telematiche (art. 5, comma 2 delle regole tecniche) si intendono perfezionate nel momento in cui viene generata, dal gestore di posta elettronica certificata del destinatario, la ricevuta di avvenuta consegna: equivalgono alla notificazione eseguita a mezzo posta e hanno valore giuridico, come previsto dagli artt. 45 e 48 del D.Lgs. n. 82/2005.

Notifiche a mezzo di ufficiale giudiziario

Nel caso di notificazioni eseguite a mezzo di ufficiale giudiziario (artt. 137 e seguenti del codice di procedura civile) gli atti da notificare vanno trasmessi all’indirizzo di PEC dell’Ufficio Notificazioni Esecuzioni e Protesti (UNEP) pubblicato sull’indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni (IPA).

Comunicazione con dati sensibili

La comunicazione che contiene dati sensibili è effettuata per estratto, con la contestuale messa a disposizione dell’atto integrale nell’apposita area del S.I.Gi.T., con modalità idonee a garantire l’identificazione dell’autore dell’accesso e la tracciabilità delle relative attività.

Atti e documenti informatici notificati tramite PEC

L’art. 6, comma 1, delle specifiche tecniche prevede che gli atti e i documenti informatici notificati tramite PEC devono rispettare i requisiti indicati dal successivo art. 10, quindi devono essere:

– in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b;

– privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;

– redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti. Non è ammessa la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico;

– sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale, per cui il file ha la seguente denominazione: < nome file libero > .pdf.p7m.

I documenti informatici allegati, per i quali è ammessa la scansione in formato immagine di documenti analogici, devono rispettare i seguenti requisiti:

– formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, oppure TIFF con una risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco e nero e compressione CCITT Group IV (modalità fax);

– assenza di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;

– sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale.

La dimensione massima consentita di ogni singolo documento informatico è di 5 MB; nei casi in cui il documento sia superiore alla dimensione massima dovrà essere suddiviso in più file.

Il formato

Gli atti e i documenti informatici notificati tramite PEC, come il ricorso e gli altri atti processuali, devono rispettare i requisiti indicati dall’art. 10 delle specifiche tecniche, quindi devono avere come formato il PDF/A-1a o PDF/A-1b, che soddisfa quanto previsto dal D.P.C.M. 3/12/2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico) al punto 5 dell’allegato 2. Tale formato è stato scelto tra quelli in grado di garantire maggiormente i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie documentali.

Il PDF, che attualmente si basa sullo standard ISO 32000, è’ stato concepito per rappresentare documenti complessi in modo indipendente dalle caratteristiche dell’ambiente di elaborazione del documento ed è stato ampliato in una serie di sotto-formati tra cui il PDF/A, con il quale ci si prefigge di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali.

Tra le sue caratteristiche, che rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l’integrità e l’uniformità nel lungo periodo, ci sono l’assenza di collegamenti esterni, di codici eseguibili come javascript ecc. e di contenuti crittografati.