Un intermediario abilitato alla presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali pone un quesito in merito agli obblighi di conservazione delle dichiarazioni fiscali,

comunicando che, al fine di ottimizzare i procedimenti amministrativi e andare oltre la consueta consegna fisica ai clienti delle dichiarazioni inviate all’Amministrazione finanziaria, intende procedere nel seguente modo:

– dopo aver trasmesso la dichiarazione, apposizione della firma digitale di un socio dell’istante sul file corrispondente;

– conservazione del file firmato digitalmente, che entro 30 giorni dal termine previsto per la presentazione delle dichiarazioni (art. 3, comma 6, DPR n. 322/1998) verrebbe messo a disposizione del cliente, con la ricevuta di ricezione della dichiarazione, su una piattaforma internet dedicata;

– tramite accesso a un’area riservata della piattaforma, il cliente potrebbe scaricare, firmare e conservare la dichiarazione.

In alternativa a renderlo disponibile sulla piattaforma internet, il file della dichiarazione firmato digitalmente e la ricevuta di ricezione verrebbero inviati al contribuente tramite posta elettronica, certificata o ordinaria.

In pratica, con l’interpello si chiede se la procedura enunciata risulta in linea con le norme vigenti.

Per l’Agenzia, necessari ulteriori elementi

L’Agenzia delle entrate, per meglio delineare la questione e fornire una risposta esaustiva, ha ritenuto necessario acquisire ulteriori elementi conoscitivi e, in tale contesto, ha invitato l’intermediario a illustrare i motivi per i quali intende apporre la firma di un socio sui file delle dichiarazioni messe a disposizione dei clienti e, soprattutto, quale funzione intende attribuire alla firma. È stato anche chiesto di chiarire se le diverse modalità di messa a disposizione delle dichiarazioni sono concordate preventivamente con i clienti, anche in funzione della successiva conservazione, legata al tipo di documento, che può essere informatico o analogico.

Nella risposta l’istante ha precisato che:

a) la dichiarazione è firmata da un proprio socio in conformità all’art. 3, comma 9, del DPR 322/1998 ed alle istruzioni di compilazione dei modelli dichiarativi, secondo le quali il riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio, “deve essere compilato e sottoscritto dall’incaricato (intermediari e società del gruppo) che presenta la dichiarazione in via telematica”;

b) la modalità di messa a disposizione delle dichiarazioni al singolo cliente viene preventivamente concordata con lo stesso, anche in funzione del successivo obbligo di conservazione.

Procedura conforme alle norme, secondo l’intermediario

L’intermediario argomenta le motivazioni a sostegno della sua tesi, secondo le quali la procedura descritta rispetta gli obblighi di conservazione disposti dalla legge.

1) Per quanto riguarda i propri obblighi – invio telematico della dichiarazione, messa a disposizione del cliente della copia firmata digitalmente e di copia della ricevuta entro 30 giorni dal termine previsto- cita la risposta a interpello n. 97 del 6 dicembre 2018, che permette la consegna al cliente della dichiarazione in modalità telematica al posto di quella fisica. Inoltre, la conservazione elettronica delle dichiarazioni trasmesse e firmate digitalmente rispetta quanto previsto dal comma 9-bis del citato art. 3, mentre che la copia della dichiarazione conservata dall’intermediario incaricato della trasmissione telematica può non riprodurre la firma del contribuente è precisato nelle risoluzioni n. 298/E del 18ottobre 2007 e n. 354/E dell’8 agosto 2008. Infine, l’invio tramite Pec o mail ordinaria garantisce il rispetto degli obblighi fissati dal DPR 322/1998, commi 6 e 9-bis dell’art. 3.

2) In merito agli obblighi dei clienti dotati di firma digitale questi, avuta a disposizione copia della dichiarazione trasmessa telematicamente e firmata digitalmente, applicherebbero sulla stessa anche la propria firma digitale, conservando poi la dichiarazione e a copia della ricevuta di ricezione della stessa, in modalità elettronica applicando le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale (Cad, D.lgs. 82/2005), oppure sempre in modalità elettronica ma senza applicare le regole specifiche del Cad: in entrambi i casi sarebbe assicurata l’osservanza di quanto stabilito all’art. 3, comma 9, del DPR 322/1998.

3) Rispetto agli obblighi dei clienti privi di firma digitale, questi stamperebbero il file con la copia della dichiarazione, scaricata dalla piattaforma o ricevuta via posta elettronica ordinaria o certificata, e la copia della ricevuta, e vi apporrebbero la propria firma autografa, conservando infine il file ricevuto e la copia cartacea firmata, con la ricevuta di ricezione della dichiarazione. La conservazione del file firmato digitalmente e della copia cartacea con la propria firma autografa garantirebbe, secondo l’istante, il rispetto degli obblighi stabiliti dal citato art. 3, comma 9,del DPR  322.

La firma della dichiarazione

Con la Risposta 518 del 12 dicembre 2019 l’Agenzia delle entrate sottolinea che la firma da parte dell’intermediario del riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, prevista dalle istruzioni alla compilazione dei modelli dichiarativi (e dal comma 9 del citato art. 3), precede l’invio telematico e che, quindi, non è richiesta successivamente alla presentazione della dichiarazione. La dichiarazione inviata, dunque, deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario. Il successivo comma 9-bis, inoltre, prevede che “I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione…”. Vengono poi richiamati i chiarimenti forniti dalla risoluzione 298/E del 2007, secondo cui “la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente e del sostituto d’imposta è un elemento essenziale del modello che deve essere conservato da tali soggetti. Analoga previsione non ricorre, invece, per il modello conservato dal soggetto incaricato della trasmissione, il quale, come sottolineato anche nella circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002, è tenuto a conservare la copia della dichiarazione trasmessa, in luogo dell’originale sottoscritto e conservato dal contribuente e dal sostituto d’imposta”. Nello stesso senso si esprimono anche le risoluzioni 354/E del 2008 e 194/E del 2009.

La conservazione

Per quanto sopra esposto la dichiarazione trasmessa telematicamente alle Entrate dall’intermediario può essere messa a disposizione del contribuente su una piattaforma internet o inviata al suo indirizzo di posta elettronica, ordinaria o certificata, previa una “specifica richiesta” sottoscritta dal contribuente.

D’altra parte, prosegue il documento di prassi, la messa a disposizione della copia della dichiarazione su una piattaforma internet è già stata espressamente autorizzata nella Risposta a interpello n. 97 del 6 dicembre 2018: inoltre, l’opzione fra l’invio per posta elettronica ordinaria o certificata “può essere lasciata alla libera determinazione delle parti”.

Una volta ricevuta, la dichiarazione – se il contribuente intende stamparla, firmarla e conservarla su supporto analogico – può comunque essere conservata anche in modalità elettronica senza applicare le regole specifiche del Cad, ma deve essere esibita esclusivamente su supporto analogico con sottoscrizione autografa (circolare 6/E del 2002), che permette, in alternativa alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di “tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti informatici. In tal caso è fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora l’Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta”.

Se, invece, il contribuente vuole conservare la dichiarazione esclusivamente in formato digitale, essendo un documento fiscalmente rilevante, la formazione e la conservazione sono regolate da norme secondo le quali i previsti requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità devono essere garantiti dalla firma digitale o da un altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, apposta dal contribuente stesso (articoli 2, Dm 17 giugno 2014, e 20, comma 1-bis, del Cad).