Un intermediario abilitato a trasmettere le dichiarazioni alle Entrate da parte dei clienti, ai sensi dell’art. 3 del DPR 322/1998, nello svolgimento della propria attività effettua molteplici invii di documenti informatici, tra i quali le dichiarazioni fiscali dei clienti, vari modelli IVA e di pagamento, contratti, liquidazioni periodiche, Intrastat, ecc. Lo studio dispone di una piattaforma internet che permette al cliente di consultare e anche scaricare la propria documentazione tramite un accesso a un’area dedicata e riservata, digitando le credenziali ricevute in sede di registrazione.

In proposito l’istante chiede se è possibile consegnare, ovviamente entro la scadenza prevista dall’art. 3, comma 6, del citato DPR 322, la dichiarazione trasmessa telematicamente e la relativa comunicazione di ricezione dell’Agenzia delle entrate con modalità diverse rispetto alla consegna manuale, “per avere un minor impatto ambientale della propria attività”.

Al riguardo, in qualità di intermediario abilitato, ritiene di poter assolvere l’obbligo di consegnare i documenti telematici trasmessi, sostituendo in tal modo la consegna a mano, attraverso i seguenti passaggi:

1. l’invio di una comunicazione tramite posta elettronica certificata con la quale avvisa il contribuente che entro 30 giorni dal termine di presentazione alle Entrate i documenti telematici trasmessi sul portale dello studio saranno disponibili in un’apposita area riservata, fornendo le istruzioni per il download, la stampa e comunicando gli obblighi di conservazione degli stessi ai sensi di legge;
2. la pubblicazione nell’area riservata al contribuente, entro 30 giorni dal termine della presentazione all’Agenzia del documento telematico trasmesso, con la relativa ricevuta di presentazione, in modo che possa assolvere, tramite la sottoscrizione e la conservazione, gli obblighi previsti dal citato art. 3, comma 9 del DPR 322/1998.

Il via libera alla consegna

Nella risposta 97/2018 l’Amministrazione finanziaria ricorda che gli intermediari, individuati come prescritto dall’art. 3, comma 3, del DPR 322/1998, possono essere incaricati di trasmettere telematicamente sia le dichiarazioni da loro redatte per conto del contribuente sia quelle predisposte dal contribuente stesso. Il successivo comma 6 del citato art. 3 dispone che gli intermediari rilasciano al contribuente, entro 30 giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica, la dichiarazione trasmessa, redatta su modello conforme a quello approvato con il relativo Provvedimento, e la copia della comunicazione dell’Agenzia delle entrate di ricezione della dichiarazione.

In base al comma 9 dello stesso art. 3, i contribuenti e i sostituti d’imposta presentano in via telematica, direttamente o tramite i soggetti abilitati, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato e i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre la dichiarazione; l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti.

Il successivo comma 9-bis prevede, infine, che i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, per il periodo previsto, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato con il Provvedimento.

Dalle norme appena richiamate si desume che i contribuenti e i sostituti d’imposta devono conservare una dichiarazione sottoscritta, mentre la stessa cosa non è invece stabilita per i soggetti incaricati della trasmissione, che possono conservare le copie delle dichiarazioni trasmesse su supporto informatico, a condizione che siano riproducibili su modello conforme a quello approvato (risoluzione 354/E del 2008).

Anche la risoluzione 298/E del 18 ottobre 2007 ha chiarito che il contribuente è tenuto alla conservazione della dichiarazione originale da lui firmata e che la copia su supporto informatico conservata dal soggetto incaricato della trasmissione telematica può non riprodurre la firma del contribuente: ne consegue che l’intermediario che fornisce l’assistenza fiscale può richiedere al contribuente l’apposizione della firma sulla copia della dichiarazione, anche proponendo l’utilizzo di uno dei sistemi previsti Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005).

Inoltre – prosegue l’Agenzia – la circolare 14/E del 9 maggio 2013 ha precisato che la copia della dichiarazione e del relativo prospetto di liquidazione, firmati dal soggetto che ha apposto il visto, possono essere consegnati direttamente su supporto informatico o in modalità telematica ai contribuenti che abbiano sottoscritto una specifica richiesta.

In caso di consegna telematica, la stessa dovrà essere effettuata con sistemi che prevedano, attraverso l’utilizzo di credenziali di accesso qualificate e rilasciate di persona, l’identificazione sicura e preventiva del contribuente, fermo restando il rispetto generale delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

E’ per queste ragioni che l’Agenzia delle Entrate ritiene condivisibile, approvandolo, il sistema di consegna dei documenti prospettato dall’intermediario, che quindi può consegnare al cliente la dichiarazione trasmessa in via telematica, con la relativa ricevuta di presentazione, rendendola disponibile sul proprio portale in un’apposita area riservata: il tutto a condizione che vengano osservate le indicazioni contenute nei documenti di prassi citati.